Krowdy - ATS

Diseñé y escalé el ATS de Krowdy: un sistema de más de 90 procesos que redujo el reclutamiento de 50→10 días útiles y se desplegó en +40 empresas.

-80%

Tiempo de reclutamiento · 50→10 días útiles

+90

Procesos conectados · Ecosistema completo

1→7

Diseñadores · Equipo escalado bajo mi liderazgo

Lead Product Designer

SaaS

HRTech

ATS

2017 - 2021

Contexto

En 2017, reclutar en LATAM seguía siendo un proceso manual en más del 70 % de los casos (BID, 2017; LinkedIn Talent Trends 2018). En Perú, solo el 18 % de las compañías utilizaban plataformas digitales y cerrar una vacante tomaba alrededor de 50 días (Statista, 2018).

La evaluación de habilidades blandas era subjetiva y no estandarizada.
Las empresas trabajaban con hojas de cálculo y correos dispersos.
No existían flujos multirrol integrados.
El producto inicial carecía de lineamientos visuales y funcionales.

Krowdy buscaba cambiar esto diseñando un ATS centrado en las personas, no en los CVs.

Problema raíz

Procesos altamente manuales y lentos.
Experiencia fragmentada entre empresa, reclutador y postulante.
Evaluación deficiente y subjetiva de habilidades blandas.
Ausencia de estructura visual: sin tokens, sin patrones, sin componentes.
Velocidad de desarrollo mayor que la capacidad de diseño para mantener consistencia.

Objetivo del producto

Crear un ATS capaz de:

Integrar en un solo lugar el flujo completo de reclutamiento.
Evaluar habilidades blandas mediante tareas y videoentrevistas.
Reducir tiempos sin perder calidad.
Mantener una experiencia coherente y escalable para múltiples roles.

Usuarios principales

En este contexto aparecían tres actores clave del proceso:

Empresas · Gestionan equipos, permisos, presupuestos y vacantes.

Reclutadores · Organizan candidatos, avanzan etapas, califican y moderan.

Postulantes · Completan tareas, graban videos y siguen su progreso.

Objetivos de éxito

Reducir tiempos de contratación.
Unificar la experiencia multirrol.
Crear flujos ordenados y escalables.
Diseñar evaluaciones de habilidades blandas.
Asegurar consistencia visual y funcional.

Proceso de diseño

Decisiones clave

Acceso unificado con roles dinámicos. Evita crear tres experiencias separadas para empresa, reclutador y postulante.
Pipeline drag-and-drop. Reemplaza el seguimiento manual en Excel por un tablero visual.
Panel de tareas del postulante. Da claridad sobre qué hacer, en qué orden y cómo va su progreso.
Videoentrevista basada en metodología STAR. Estructura la evaluación de habilidades blandas.
Plantillas universales. Para formularios, skills y tareas reutilizables por tipo de perfil.
CMS y wallet integrados. Para portales corporativos y universitarios conectados al ATS.
Integración de Laborum. Cubre el pre-reclutamiento y las publicaciones externas de empleo.

Del flujo completo de tareas a la decisión final, estos módulos muestran cómo el ATS conectaba a postulantes, reclutadores y Krowders en un solo sistema.

Panel de tareas del postulante

Tablero personal del postulante para ver todas sus tareas, fechas límite y estado de cada etapa del proceso.

Video cuestionario (postulante)

Grabación guiada de respuestas en video, con test de audio/cámara y reintentos controlados para reducir errores técnicos y nerviosismo.

Video entrevista (vista Krowders)

Entrevista estructurada con metodología STAR, que permite marcar momentos clave, tomar notas y evaluar habilidades blandas en contexto.

Pipeline drag-and-drop

Pipeline visual drag-and-drop que reemplaza el seguimiento en Excel y muestra en tiempo real en qué etapa está cada candidato.

Revisión de video entrevista

Panel de revisión de entrevistas donde el reclutador puede ver el video, marcar señales positivas/negativas, dejar notas y mover al candidato en el pipeline.

Sistema de diseño

Cuando el equipo escaló de 1 a 7 diseñadores, la velocidad dejó de ser suficiente: necesitábamos coherencia.

Sin tokens ni reglas claras:

Se duplicaban componentes en distintos módulos.
Las variaciones visuales eran inconsistentes entre pantallas.
Cada diseñador aplicaba estilos propios.
Convivían versiones en Sketch y Figma, complicando el control de cambios.

Para evitar que el producto se fracturara, creé KDS (Krowdy Design System), que llegó hasta su versión 4 y se revisaba cada miércoles con todo el equipo.

Incluía:

Tokens de color, tipografía y espaciado.
Componentes reutilizables (inputs, modals, tablas, cards).
Patrones multi-rol para empresa, reclutador y postulante.
Guías de interacción y estados (hover, focus, error, disabled).
Documentación unificada para diseño y desarrollo.

La implementación en desarrollo fue parcial, priorizando los componentes más usados en los flujos críticos, un trade-off típico de startup.

Impacto cualitativo

Evaluación real de habilidades blandas
Flujo multirol unificado
Mejor visibilidad para reclutadores
Mayor calidad de decisión para empresas
Experiencias más claras para postulantes

Aprendizajes

Diseñar para complejidad exige estructuras claras.
La velocidad necesita consistencia: el DS es inevitable.
Liderar equipos es un trabajo humano antes que técnico.
Documentar es la única forma de escalar.
En productos vivos, el éxito es evolución continua.